Çalışırken verimliliği nasıl artırırız?
1600’lü yılların ilk yarısında yaşamış olan Fransız matematikçi, fizikçi ve düşünür Blaise Pascal “Mekan olarak evren, dört bir yanımı çevreleyip beni bir atom zerreciği gibi yutuyor ama ben zihinsel düşüncemle dünyayı kavrıyorum.” derken, 21.yy’da bir virüs zerreciği tarafından neredeyse tüm dünya nüfusunun dört duvar arasına girmeye zorlanacağını fakat bu fiziksel kısıta karşın; zihnimizin çalışmaya, üretmeye ve düşünmeye devam edeceğini ve ani koşullarda kendine bir çıkış yolu arayacağını tahmin edebilir miydi?
En büyük düşünürlerin, yazarların, sanatçıların yaşadıkları sıkıntıları, imkansızlıkları eserlerine işleyen kişiler olduğunu düşündüğümüzde; belki de edebilirdi. Farkı, bu sefer herkesin birbirinden haberdar olmasını sağlayan bu teknoloji ve iletişim çağında, hep birlikte fakat tüm toplumların hatta her bireyin farklı şekilde yaşadığı bir kriz döneminden geçiyor oluşumuz. Bir ekonomik krizden, olup bitmiş bir doğal afetin yol açtığı krizlerden farklı olarak; bu salgın sırasında kendimiz ve sevdiklerimiz ile ilgili endişeleniyoruz. Periyodu belirli olmayan bu sürece adapte olmaya çalışırken, akabinde gelmesi muhtemel global ekonomik kriz için kaygılanıyoruz. Bu da aslında düşünsel olarak harıl harıl çalışan, yani fonksiyonlarında hiçbir sorun olmayan zihnimizin pandemi öncesi hayatımızda kullanım alanlarından biri olan iş hayatındaki verimimizin “istediğimiz düzeyde” olmamasına neden oluyor.
Peki dünya genelindeki vaka sayısının 1,5 milyonu aştığı, 90 bine yakın insanın ise yaşamını yitirdiği günlerde verimliliğimizi nasıl artırırız?
Öncelikle kendimize haksızlık etmeden şu sorunun cevabını çekinmeden vermemiz iyi olabilir: Böyle olağanüstü bir dönemden geçerken, bu zamanlardaki verimlilik tanımıyla, normal zamandaki verimlilik tanımı aynı mı? Aynı değilse nasıl farklı? Neye ne kadar zaman ayırdığımızın mutlak değil de göreceli olduğu dönemden geçtiğimiz gerçeğini de göz önünde bulundurarak daha verimli olabilmek için neler yapabiliriz, kısaca ve herkese uygulanabilir hâlde yazmak istedik.
İş süreçlerimizi ateşleyen makineler kısa bir süreliğine durduğu zaman, aslında makinenin doğru ve verimli çalışmayan parçalarını tespit edip tamir etmek ya da makineyi tamamen değiştirmek için bize fark etmeden alan ve zaman yaratıyor. Bu iyileştirmeleri yapmak için daha çok zaman harcamak ya da daha kısa sürede daha verimli şeyler başarmak gibi bir yol ayrımında, aklın kabul ettiği ve gönülden geçen elbette ki ikincisi oluyor. Buna destek olacak, basit, uygulanabilir ama rutin hâline getirildiğinde etkili olacak bazı adımları aşağıda görebilirsiniz.
Yapmanız gereken her bir işe ne kadar zaman harcadığınızı hesaplayın ve bu süreci o iş için ideal olduğunu düşündüğünüz süre ile kısıtlayın.
Araştırmalar, insanların sadece yüzde 17'sinin zamanın geçişini doğru bir şekilde tahmin edebildiğini göstermektedir. Yani aslında her defasında tekrar ettiğimiz, tecrübemiz olan işler konusunda bile planlama yanılgısına düşebiliyoruz. “Planlama yanılgısı”, yani ilk olarak 1977'de psikologlar Daniel Kahneman ve Amos Tversky ortaya atılan bu terim, bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hafife alma eğilimimizi tanımlamak için kullanılan bir söz öbeğidir. Birçoğumuzun “Hızlı ve Yavaş Düşünmek” kitabından tanıdığı Kahneman (okumadıysanız, okumanızı öneririm) insanların tahminlerde bulunurken, tarihsel verileri göz ardı etme eğiliminde olduklarını, tarihsel kanıtlara dayalı tahminler oluşturmak yerine sadece yaklaşan göreve odaklandıklarını söylerken, bu hatanın 2 önemli sebepten kaynaklandığını 2011 yılında yayınladığı kitabında izah etti: Geçmişte benzer görevleri tamamlarken ne kadar zaman ayırdığımızı hesaba katmadan bir varsayımda bulunmak ve gecikmeye sebep olacak, beklenmedik faktörleri yok saymak.
Neyse ki günümüzde teknoloji bu tip gecikmelerden bizi sakınmak ve bir işe ne kadar zaman ayırdığımızı takip edebilmek için birçok uygulamayı ve araçları devreye sokuyor. Bunlardan bazılarını sizinle paylaşmak isteriz: RescueTime, TOGGL, selfControl, Manictime bunlardan sık tercih edilen birkaçı. Kimilerinin çeşitli tarayıcılara add-on olarak eklentisi de mevcut.
İki Dakika Kuralı’nı uygulayın.
Girişimci Steve Olenski’nin verimli çalışmak ve erteleme alışkanlığından kurtulmak için uyguladığı bu kural şu şekilde işliyor: İki dakika veya daha kısa sürede yapılabileceğini bildiğiniz bir görev veya eylem görürseniz, hemen yapın. Olenski'ye göre, görevi hemen tamamlamak, aslında daha sonra geri dönmekten daha az zaman alıyor. David Allen’ın “Getting Things Done” kitabında öğrendiği bu tekniği uygulayan Olenksi’nin bu gün geldiği noktaya baktığımızda, bu tavsiyesinde haklı ve doğru olduğunu düşünebiliriz.
Bildirimlerinizi kapatın.
Özellikle bizim gibi sosyal etkileşimi seven, birbirinden uzak kalmayı pandemi koşullarında bile zorunluluk haricinde kabul etmek istemeyen toplumlar için, bir mesaj ya da aramaya, sosyal medyadan gelen bir bildirime kayıtsız kalması oldukça güç oluyor. Fakat ne yazık ki bu şekilde dikkatin dağılması-söz konusu bildirime bakmasak bile- iş hayatımızı ve zamanımızı verimli kullanmak adına attığımız adımları çok kötü etkiliyor. Çalışma saatleri boyunca mesaj ve arama bildirimlerini kapatmak ve bunun yerine bu kontrolleri gerçekleştirmek için zaman dilimleri yaratmak, reaktif olmaktansa kendi hayatımızda proaktif olmanın ilk adımlarından biri.
Peki, reaktif olmayıp proaktif olmak ne demek?
Gelen aramaları ve mesajları cevaplandırmak, e-postaları okumak ve hızlıca geri dönüş yapmak, kısacası dışarıdan gelen her türlü odak dağıtıcı -asla gereksiz değil- temasa açık olmak, size ulaşan herkesi tatmin etmek ve onlar için harika bir iş çıkardığınız anlamına gelebilir. Fakat, tüm başarınızın bundan ibaret olmasına da neden olabilir. Gelen telefon görüşmelerinin ve e-postaların gününüzü nasıl geçirdiğinizi dikte etmesine izin vermek, yangınları söndürmek için harika bir iş yaptığınız anlamına gelir - ancak başardığınız her şey bu olabilir. Bir çalışma gününün neye benzeyeceğine, nelerin yapılıp nelerin önceliklendirileceğine kendimizin karar vermesi, dışarıdan gelen etmenleri öncelik sırasına doğru koymak, işte bu verimliliği artıran proaktif bir davranış sergilemek demektir. Reaktif olmayın, proaktif olun.
Çalışma koşullarınızı verimli olmaya elverişli hale getirin.
Bu maddede bahsedeceğimiz şeylerin önemi genellikle azımsanır fakat aslında uyuma, çalışma ve öğrenme performansımızı çok etkiler. Oda sıcaklığının 20-21 derecede olması, temiz hava akışının sağlanması, gürültüden uzak bir ortamda bulunmanız, rahat ve ergonomik bir sandalyede oturmanız ve çalışma ekipmanlarınızın ideal yükseklikte bulunması oldukça önemli.
Kendinize net hedefler koyun.
Ulaşılabilir, net bir odak ve net hedefler, ulaşılacak noktanın belirli olması gidiş süresini kısaltır, performansı ve verimliliği artırır. Hedeflerinizi gerçekleştirip gerçekleştirmediğinizi, kendinize yapılacaklar listesi hazırlayacağınız bir uygulama aracılığıyla takip edebilirsiniz. Bu alanda sık kullanılan uygulamalar arasında Todoist, TickTick, Microsoft To Do, Things ve Omnifocus’u tercih edebilirsiniz.
Bu uygulamaları indirdikten sonra, “yapılmayacaklar” listesi yapmak, alacağınız verimi artıracaktır. Halihazırda yapmakta olduğunuzdan farklı yahut daha verimli bir şekilde yapabileceğiniz şeyleri, kişisel ve mesleki hedeflerinize katkıda bulunmayan görevleri, acil bırakmanız gereken gereksiz ve verimsiz alışkanlıkları analiz etmek ve bunların listesini hazırlamak günlük rutininizi ve üretkenliğinizi kalkındırma planınız içinde mutlaka yer almalı.
Düzenli aralıklarla mola verin.
Bu konu, kişisel olarak benim hayatıma adapte etmekte en çok zorlandığım konulardan biri oldu; belki pek çoğumuz için de böyledir ancak iş arasında kısa aralar vermek aslında konsantrasyonu, yaratıcılığı ve hafızayı artıran bir şeydir. Mola vermeksizin uzun süre boyunca çalışmak stres, bitkinlik ve karar vermek konusunda hatalı süreçler izlemeye yol açar. Zihninizi yenilemek ve deşarj olmak için sık sık molalar vererek işteki verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak iyi bir fikir. Bazen tam konsantre olmuşken bunu yapmak çok anlamlı gelmiyor olabilir, yine de size Stretchly, Eye Care 20 20 20 gibi uygulamaları önererek mola verme alışkanlığı kazanmanıza katkıda bulunmak isteriz.
Uykunuzu almaya dikkat edin.
The American Sleep Association 20 ile 39 yaşlarındaki insanların % 30'undan fazlasının ve 40 ile 59 yaşları arasındaki kişilerin ise %40'ının uyku seviyelerinin önerilen uyku miktarından -yani günde 7 ile 9 saat arası- daha az olduğunu açıkladı. 2007 yılında yayınlanan Harvard Üniversitesi’nden çıkan rapora göre, uyku yoksunluğu ile verimliliğin düşmesinde doğrudan bir korelasyon bulunuyor ve bu, aynı zamanda hata yapma oranınızı da yükseltiyor. O halde, hiçbir şey yapmayarak, yani sadece ve sadece uyuyarak daha keskin bir odak, daha yaratıcı bir zihin, kuvvetli bir hafıza ve az stresli bir bünye için siz de var mısınız? Eğer uyku döngülerinizi takip etmek ve kendinize buradan da bir veri seti çıkarmak isterseniz; Sleep Cycle, SleepScore, Sleep Tracker 24/7, Pillow gibi uygulamaları kullanabilirsiniz.
Boş zamanınızı değer katabilecek şeylerle değerlendirin.
Evde geçirdiğimiz zamanın ne kadarını cep telefonumuzla oynayarak, cep telefonumuzla oynadığımız zamanın ne kadarını sosyal medyada geçirdiğimizi biliyor muyuz? We are social ve Hootsuite’in ortak çalışması olan Digital 2020 raporuna göre, Türkiye’de günümüzün 3 saatini geçirdiğimiz ortaya çıkmış. Dünya ortalamasının epey üstünde olduğumuzu söyleyebiliriz. Sosyal medyada bu denli zaman harcamak yerine, daha fazla bilgi edinmek için mesleki ve kişisel ilgi alanınızdaki kitapları ve makaleleri okumak ya da bunlara dair iyi bir podcast dinlemek gibi seçenekleri değerlendirmekte fayda var. Yeni ve yapıcı bir şey öğrenmek için Curious, Stubia ve Lingvist gibi uygulamaları da kullanabilirsiniz.
O Kurbağayı Yiyin!
Gerçek bir çeviri cümlesi gibi duran bu öğüt, esasında bir kitabın ismi. Kitabın yazarı, Kanadalı Brian Tracey, motivasyonel bir konuşmacı ve iş hayatında gelişim ve kişisel gelişim üzerine birçok kitabı bulunuyor. Tracey, orijinal adı Eat That Frog! olan kitabında 1800’lü yıllarda yaşamış olan Amerikalı Mark Twain’in bir deyişinden yola çıkarak önerilerde bulunuyor ve o kadar etkileniyor ki, kitaba da bu ismi veriyor. Twain’in bir söyleşisinde her sabah yaptığınız ilk şey canlı bir kurbağa yemekse, bunun gün boyu başınıza gelebilecek en kötü şey olduğunu bilmenin memnuniyetini yaşayabileceğinizi söylemesi üzerine Tracey, "Kurbağanız en büyük, en önemli görevinizdir, bu konuda bir şey yapmazsanız erteleme olasılığınız en yüksek olan görevdir. O işi güne ilk başladığınızda yapın ve verimliliğinizi artırın.” diyerek bize “farklı” bir metaforla yeni bir kapı açıyor.
Geçmişe baktığımızda, küresel salgınlar ve doğal afetler insanları yeni bir dünyaya kapı açmaya zorladı. Koronavirus pandemisi de bundan farklı olmayacak. Geçtiğimiz hafta yaptığımız bir söyleşide, konuğumuzun vurguladığı aslında değişimin hep olduğu, şimdi bizim bunları kullanmak zorunda kaldığımız ya da sahip olduğumuzu fark ettiğimiz bir dönemdeyiz. Bu dönüşüm, içinde bulunduğumuz dünya ile bir sonraki dünya arasında bir kapı açtı. Şimdi bize düşen, kapının hangi tarafında kalacağımızı tespit etmek. Teknolojinin, metodolojilerin ve bu konu hakkında yapılmış araştırmaların çıktılarını kullanarak, kendimizin en iyi versiyonunu gerçekleştirmek ve 4.54 milyar yaşındaki gezegenimiz üzerinde geçireceğimiz görece kısa süreden tam verim almak için çabalamak, yani dolu dolu yaşamak.
Melis YILMAZ